POLITYKA PRYWATNOŚCI I OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH (DALEJ „POLITYKA") WSTĘP

Wypełniając obowiązek informacyjny określony w art. 13 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO) uprzejmie informujemy, że administratorem danych osobowych jest: Katarzyna Siewińska prowadząca działalność gospodarczą pod firmą AGENT HOUSE NIERUCHOMOŚCI Katarzyna Siewińska  z siedzibą w Gdyni przy ul. II MPS 3/43, zwaną dalej „Administratorem" albo „Agent House".

 

 

DEFINICJE

Na potrzeby niniejszej Polityki poniższe definicje oznaczają:

• Dane osobowe - oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego, jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej
• Klient, Klienci - oznaczają każdą osobę, która korzysta z usług oferowanych przez Agent House.
• Przetwarzanie danych osobowych - oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na Danych osobowych lub zestawach Danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
• Rozporządzenie lub RODO - oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
• Strona - oznacza stronę internetową prowadzoną pod adresem: http://www.agenthouse.pl/. ZAKRES ZBIERANIA DANYCH OSOBOWYCH

Administrator dokłada wszelkich starań, aby Dane osobowe były przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz aby były chronione przez utratą, zniszczeniem, ujawnieniem, dostępem osób niepowołanych lub niewłaściwym wykorzystaniem. Administrator gwarantuje poufność wszelkich przekazanych mu danych, poprzez podjęcie skutecznych środków bezpieczeństwa i ochrony Danych osobowych. W przypadku podejrzenia, że Dane osobowe Klienta nie są odpowiednio zabezpieczone lub gdy istnieją dowody nadużycia, prosimy o kontakt na adres e- mail: biuro@agenthouse.pl.

 

Każdorazowo cel, zakres oraz odbiorcy Danych osobowych przetwarzanych przez Administratora wynikają ze zgody Klienta lub przepisów prawa oraz doprecyzowywane są w wyniku działań podejmowanych przez Klient na Stronie lub w ramach innych kanałów komunikacji z Klientem.

 

Administrator może przetwarzać następujące Dane osobowe Klientów korzystających z jego usług:

• nazwisko i imię,
• adres do korespondencji,
• adres zamieszkania/prowadzenia działalności/siedziby
• adresy administracyjne nieruchomości i inne dane dotyczące tych nieruchomości niezbędne do realizacji umów, • adres poczty elektronicznej,
• numer telefonu,
• numer rachunku bankowego,
• dane/informacje o dokonywanych przez Klienta płatnościach,
• adres IP.

W przypadku Klientów nie będących konsumentami Administrator może przetwarzać dodatkowo nazwę firmy oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP) Klienta.

 

 

CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Podanie danych osobowych (poza danymi wykorzystywanymi do celów marketingowych) jest konieczne do zawarcia umowy pośrednictwa w obrocie nieruchomościami. Podanie danych osobowych wykorzystywanych na cele marketingowe jest całkowicie dobrowolne.

 

Administrator przetwarza dane osobowe w celu przedstawienia ofert sprzedaży/wynajmu nieruchomości, rozpatrzenia reklamacji oraz wykonania umów pośrednictwa w obrocie nieruchomościami na podstawie art. 6 ust. 1 pkt b. RODO (dane przechowywane są przez okres równy okresowi wykonywania umowy pośrednictwa oraz okresowi przedawnienia roszczeń wynikających z umowy pośrednictwa lub równy okresowi przechowywania dokumentacji związanej z wykonaniem umowy pośrednictwa wymaganemu przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa – w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy).

 

W celu dokonania rozliczeń finansowych Administrator przetwarza Dane osobowe Klientów w zakresie niezbędnym do dokonania rozliczeń, np. wystawienia faktury. Podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych Klientów zawartych w dokumentach rozliczeniowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie prawnego obowiązku ciążącego na Administratorze np. wystawienia faktury). Dane w tym zakresie będą przetwarzane do dnia przedawnienia roszczeń z tytułu zawartych umów. Ponadto wszystkie wystawione dokumenty księgowe, np. faktury, uwzględniane są w prowadzonej przez Administratora dokumentacji księgowej, w związku z czym, dane Klientów będą w tym zakresie przetwarzane przez okres czasu, wymagany przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa.

 

W celu ustalenia, dochodzenia i egzekucji roszczeń Administrator może przetwarzać niektóre podane przez Klienta Dane osobowe, w szczególności imię i nazwisko, dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu), dane dotyczące korzystania z usług oraz inne dane, które będą niezbędne do udowodnienia istnienia roszczenia, jego egzekucji oraz obronie przed roszczeniami w postępowaniu przed sądami i innymi organami państwowymi.

 

Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora. Dane w tym zakresie są przetwarzane przez ustawowo określony czas przedawnienia roszczeń. Przetwarzanie danych obejmować będzie jednak wyłącznie ich przechowywanie z wyłączeniem jakichkolwiek innych operacji na tych danych, z zastrzeżeniem odmiennych obowiązków Administratora wskazanych w obowiązujących przepisach lub nałożonych na Administratora przez uprawnione organy.

 

Ponadto Administrator przetwarza dane osobowe w celach marketingowych na podstawie art. 6 ust. 1 pkt a) RODO (dane przechowywane są przez okres 3 miesięcy od daty prezentacji lokalu, a jeżeli została zawarta umowa pośrednictwa przez okres trwania tej umowy).

 

Administrator monitoruje także jakość świadczonych przez siebie usług, ponieważ zależy mu na spełnieniu oczekiwań Klientów. W tym celu prowadzone są statystyki korzystania z poszczególnych funkcji Strony przy wykorzystaniu:

• wewnętrznych narzędzi analitycznych,
• narzędzi statystycznych dostarczanych przez partnerów świadczących usługi analityczne.

Dla zrealizowania tego celu, przetwarzane są dane dotyczące aktywności Klienta na Stronie (np. odwiedzane przez strony i podstrony ilość czasu spędzonego na stronie, adres IP Klienta, lokalizacja, ID urządzenia oraz dane dotyczące przeglądarki i systemu operacyjnego, z którego korzysta Klient). Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na ułatwieniu Klientom korzystania z usług świadczonych przez Administratora drogą elektroniczną oraz na poprawie funkcjonalności tych usług.

 

W ramach prowadzonych działań reklamowych Administrator korzysta, między innymi, z technologii dostarczanych przez zewnętrznych partnerów reklamowych oraz sieci afiliacyjne. Są to między innymi:

• Google (między innymi Analytics, kampanie Adwords),  Facebook,  Linkedin.

 

 

PROFILOWANIE

Charakter i forma komunikatów reklamowych zależy od zainteresowań, miejsca zamieszkania i innych parametrów pozwalających na indywidualizowanie przekazu reklamowego. W przypadku przetwarzania danych w celu marketingu bezpośredniego własnych produktów lub usług Administratora, podstawą takiego przetwarzania jest wypełnienie prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez Administratora (zgodnie z art. 23 ust. 4 Ustawy o ochronie danych osobowych za prawnie usprawiedliwiony cel uważa się, w szczególności, marketing bezpośredni własnych produktów lub usług Administratora).

 

 

PORTALE SPOŁECZNOŚCIOWE

Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników odwiedzających profile Administratora prowadzone w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram, Twitter, Linkedin, You Tube, GoldenLine). Dane te są przetwarzane wyłącznie w związku z prowadzeniem profilu, w tym, w celu informowania Użytkowników o aktywności Administratora oraz promowaniu różnego rodzaju wydarzeń, usług oraz produktów. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez Administratora w tym celu jest jego uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na promowaniu własnej marki. 

 

 

COOKIES

Na Stronie wykorzystywana jest technologia przechowująca i uzyskująca dostęp do informacji na komputerze bądź innym urządzeniu Klienta podłączonym do sieci (w szczególności z wykorzystaniem plików cookies), w celu zapewnienia Klientowi maksymalnego komfortu podczas korzystania ze Strony, w tym w celach statystycznych oraz dla dostosowania do zainteresowań Klienta. Podczas wizyty Klienta na Stronie mogą być automatycznie zbierane dane dotyczące wizyty, w postaci nazwy domeny strony internetowej, z której Klient został odesłany do witryny Strony, typu przeglądarki, typu systemu operacyjnego, adresu IP, identyfikatora Klienta, innych informacji transmitowanych protokołem http. Dodatkowo Administrator może przetwarzać dane eksploatacyjne lub informacje o lokalizacji urządzenia, za pomocą którego następuje dostęp do Strony.

 

Pliki cookies wykorzystywane na Stronie nie są szkodliwe ani dla Klienta, ani dla komputera/urządzenia końcowego wykorzystywanego przez Klienta, dlatego zaleca się niewyłączanie ich obsługi w przeglądarkach. Na Stronie używane są dwa rodzaje plików cookies: sesyjne, które pozostają zapisane na komputerze lub urządzeniu mobilnym Klienta do momentu wylogowania ze strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej) oraz stałe, które pozostają na urządzeniu Klienta przez czas określony w parametrach plików cookies lub do momentu ich ręcznego usunięcia w przeglądarce internetowej.

 

Cookies pozwalają Administratorowi na zapewnienie prawidłowego funkcjonowania Strony, poprawienia szybkości i bezpieczeństwa korzystania ze Strony i korzystanie z narzędzi marketingowych.

 

Istnieje możliwość usunięcia wszystkich plików cookies zapisujących się w urządzeniu końcowym. W ustawieniach przeglądarki można zaakceptować albo odrzucić wszystkie przyszłe pliki cookies, jednak należy mieć na uwadze, że wyłączając pliki cookies, część zawartości stron może stać się niedostępna. Pod podanymi poniżej linkami znajdują się informacje dotyczące kontroli plików cookies w danej przeglądarce:

Internet Explorer: https://support.microsoft.com

Chrome: https://support.microsoft.com

Firefox: https://support.mozilla.org

Safari: https://support.apple.com

 

 

MOŻLIWI ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH KLIENTÓW: 

Odbiorcami danych osobowych przetwarzanych przez Administratora są inne podmioty działające w ramach Agent House w celu przedstawienia ofert sprzedaży nieruchomości, w tym biura pośrednictwa oraz firmy developerskie współpracujące z Agent House, kancelarie notarialne, kancelarie prawne oraz strony umów zawieranych z Klientami. 

 

Administrator udostępnia także dane Klientów uprawnionym organom państwowym, jeżeli zwrócą się do Administratora w związku z realizowanymi przez nich zadaniami. Mogą to być w szczególności jednostki organizacyjne prokuratury, Policja, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (w przyszłości Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów lub Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej. 

 

 

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH 

Administrator gwarantuje, że Dane osobowe Klientów nie będą przetwarzane przez okres dłuższy niż wymagany przepisami prawa lub przewidziany w wewnętrznych regulacjach Administratora. Kryteria ustalania czasu przetwarzania danych dla określonych celów zostały opisane w pkt. 4 niniejszego dokumentu. 

 

 

WGLĄD I POPRAWIANIE PRZECHOWYWANYCH DANYCH OSOBOWYCH 

W związku z przetwarzaniem przez Administratora Danych osobowych, Klientom przysługują następujące uprawnienia: 

• prawo do żądania dostępu do swoich Danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• prawo do przenoszenia Danych osobowych,
• prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie Danych osobowych w określonym celu, jeżeli uprzednio Klient wyraził taką zgodę,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego w związku z przetwarzaniem przez Administratora Danych osobowych Klienta. 

Powyższe uprawnienia Klienci mogą zrealizować zgodnie z zasadami opisanymi w art. 16 – 21 RODO, wysyłając wiadomość na adres e-mail: biuro@agenthouse.pl

 

 

KOMUNIKACJA

Administrator może się komunikować z Klientami za pomocą powiadomień, e-mailem, wiadomości w kanałach social media, za pośrednictwem formularza na Stronie, wiadomości SMS, telefonicznie lub klasycznie za pośrednictwem listów.

 

Klient w każdej chwili ma możliwość bezpośredniego kontaktu z Administratorem poprzez przesłanie stosownej wiadomości pisemnie lub pocztą elektroniczną na adres Administratora wskazany na wstępie niniejszego dokumentu, bądź poprzez kontakt telefoniczny pod numerem telefonu wskazanym na wstępie Polityki.

 

Administrator przechowuje korespondencję z Klientem w celach statystycznych oraz jak najlepszej i najszybszej reakcji na pojawiające się zapytania, a także w zakresie rozstrzygnięć reklamacyjnych. Adresy oraz dane w ten sposób gromadzone nie będą wykorzystywane do komunikacji z Klientem w celu innym niż realizacja zgłoszenia.

 

Gdy Klient kontaktuje się z Administratorem w celu dokonania danych czynności (np. złożenia reklamacji) Administrator może ponownie zwrócić się do Klienta o przekazanie danych, w tym osobowych, np. w postaci imienia, nazwiska, adresu e-mail, etc., celem potwierdzenia tożsamości Klienta i umożliwienia zwrotnego kontaktu w danej sprawie. Powyższe dotyczy tych samych danych, w tym osobowych, które wcześniej zostały przekazane przez Klienta, i na których przetwarzanie Klient wyraził zgodę. Podanie tych danych nie jest obowiązkowe lecz może być niezbędne do dokonania czynności lub uzyskania informacji, które interesują Klienta.

 

 

BEZPIECZEŃSTWO

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych Danych Osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem, takie jak m.in.:

• zabezpieczenie zbioru danych przed nieuprawnionym dostępem, • certyfikat SSL na Stronie, na której podawane są dane Klientów.

 

Administrator zwraca uwagę, że każdy Klient powinien korzystający ze Strony powinien także dbać o bezpieczeństwo swoich urządzeń, które służą dostępowi do sieci Internet. Takie urządzenie powinno posiadać program antywirusowy z aktualną bazą definicji wirusów, aktualną i bezpieczną wersję przeglądarki internetowej oraz włączoną zaporę sieciową. Klient powinien ponadto cyklicznie sprawdzać, czy system operacyjny i programy zainstalowane na nim posiadają najnowsze aktualizacje, ponieważ w atakach wykorzystywane są błędy wykryte w zainstalowanym oprogramowaniu. Zaleca się zachowanie ostrożności podczas otwierania załączników lub klikania odnośników w wiadomościach, których Klient się nie spodziewa np. od nieznanych nadawców.

 

Zaleca się także uruchomienie w przeglądarce internetowej filtrów antyphishingowych czyli narzędzi, które sprawdzają, czy wyświetlona strona internetowa jest autentyczna i nie służy wyłudzaniu informacji. Podczas używania domowej sieci bezprzewodowej (Wi-Fi) należy także ustalić bezpieczne i trudne do złamania hasło dostępu do sieci. Rekomenduje się także korzystanie najwyższych możliwych standardów szyfrowania sieci bezprzewodowych Wi-Fi, które są możliwe do uruchomienia na posiadanym sprzęcie np. WPA2.

 

 

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Administrator zastrzega sobie prawo zmiany w przyszłości niniejszej Polityki. Może to nastąpić m.in. z następujących ważnych powodów:

• zmiany obowiązujących przepisów, w szczególności w zakresie ochrony Danych Osobowych, prawa telekomunikacyjnego, usług świadczonych drogą elektroniczną oraz regulujących prawa konsumentów, wpływające na prawa i obowiązki lub prawa i obowiązki Klienta;
• rozwój funkcjonalności usług elektronicznych podyktowany postępem technologii internetowej, w tym stosowanie/ wdrożenie nowych rozwiązań technologicznych lub technicznych, mające wpływ na zakres niniejszego dokumentu. 

 

Administrator, każdorazowo, umieści w ramach Strony informację o zmianach w dokumencie. Wraz z każdą zmianą nowa wersja dokumentu będzie się pojawiać z nową datą. 
W razie wątpliwości lub sprzeczności pomiędzy dokumentem a udzielonymi przez Klienta zgodami, niezależnie od postanowień niniejszego dokumentu, zawsze podstawą do podejmowania oraz określenia przez Administratora zakresu działań są dobrowolnie udzielone przez Klienta zgody lub przepisy prawa. Niniejszy dokument ma natomiast charakter generalny, wyłącznie informacyjny (nie jest umową ani regulaminem). 

 

Niniejsza wersja dokumentu obowiązuje od dnia: 21.08.2019 r.